Как используется примерная номенклатура

Для организаций методическим пособием служит примерная номенклатура в разработке индивидуальных номенклатур дел.
Учитывая специфику организации и сроки хранения, из примерной номенклатуры переносят в учетную форму  дел организаций заголовки дел, предполагаемые открыть в делопроизводстве организации.

Необходимо включить все документы в индивидуальную учетную форму дел, которые образуются при деятельности организации (также не учтенные примерной номенклатурой дел: документы, отразившие особенность работы организации, не типичные для других аналогичных организаций). Но из примерной систематизационной бумаги не надо переносить дела, не образующиеся в данной организации.

Для предстоящего календарного года индивидуальная номенклатура готовится в период последнего квартала текущего года. На конец года она уточняется, руководитель организации её утверждает и с января нового года она вводится в действие.

При заполнении граф индивидуальной бумаги учитывается специфика организации, но указания примерной номенклатуры обязательны.

Составление заголовков на основе примерной в конкретных делах.

Важно учесть следующее:
1. Часть заголовков в конкретную из примерной учетной бумаги переносятся с уточнениями.
2. В конкретной учетной бумаге, где заголовки дел «документы», указываются виды документов, характерные для данной организации. 
3. В конкретном учетном документе могут быть несколько дел с заголовками более подробными, чем предусматривает один заголовок примерной. 
4. В конкретной - одно дело могут включаться несколько заголовков из примерной номенклатуры.
5. Если соответствующая документация не образуется при деятельности организации, то в конкретную номенклатуру не надо включать дела из примерной.

Процесс создания номенклатур и оформления дел предусматривает уточнение заголовков.

По завершении делопроизводства в конкретном документе обязательно в графе 3 записываются количественные данные частей томов перед каждым заголовком дела. Это делается на конец календарного года. В индивидуальную бумагу обязателен перенос сроков хранения из номенклатуры примерной без изменений.

Допустимо увеличение сроков хранения документов при необходимости, но с согласованием архивных учреждений.

Касается это той части документации, которая нужна работе организации длительное время. Если есть необходимость включить дела в конкретную опись дел, не учтенные примерной, то срок хранения дел устанавливаются по действующим ведомственным или типовым перечням. Возможно через оценку документов специалистом и ЭК (Экспертная комиссия) организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения, учитывая научную и практическую ценность.

Записи графы «Примечания» в примерной номенклатуре, за исключением уточнений оп срокам хранения дел, не переносят в индивидуальную учетную форму, но при составлении используют. Однако в этой графе ставят отметки втечение всего срока действия номенклатуры о заведении дел, о выделении дел к ликвидации, о ответственных лицах за формирование дел, о передаче в другую организацию дел с их продолжением и пр. ЭД – отметка в графе «Примечания» о включенных в систематизацию электронных делах.

Дополнительно можно включать в учетно-систематизационный документ дела не предусматриваемые примерной учетной бумагой, документируемые новые участки работы, возникающие в организации втечение года. 

Очень важно сделать итоговую запись в завершении делопроизводственного года на последней странице индивидуальной формой дел о количестве переходящих в следующий год дел, и открытых дел постоянного или временного хранений.